„Die Technologie ist nichts – der Mensch ist alles“. Wer die neuen Möglichkeiten der Teamarbeit im Enterprise-2.0-Zeitalter nutzen möchte, dem bietet sich heute ein reichhaltiges Instrumentarium. Allerdings kommt es wesentlich darauf an, diese Instrumente auch „spielen“ zu können.

Von Sven Hansel

Apotheker Thomas Gärtner beschäftigt zehn Mitarbeiter, viele davon sind Teilzeitkräfte. Der Pharmazeut ist sich dennoch sicher, dass selbst Aushilfspersonal den Kunden stets den gleich guten Service bieten kann. Das ganze Team weiß, welche Medikamente derzeit besonders gefragt sind. Es kennt die Sonderwünsche diverser Stammkunden und kann etwa Nachfolgepräparate empfehlen. Und steht bei einem der Stammkunden ein Urlaub an, so weiß auch das jeder Mitarbeiter und kann vorher sinnvolle Ergänzungen der Reiseapotheke vorschlagen. Denn das Wissen um Kunden, Präparate und wichtige News wird in der Schwarzwälder Burg Apotheke fortlaufend gesammelt, strukturiert und täglich aktualisiert.

Wissen der Mitarbeiter nutzbar machen

Wissensmanagement und Collaboration sind Themen, mit denen sich derzeit viele Unternehmen beschäftigen: Wie gelingt es, Wissen und Erfahrungen der Mitarbeiter aufzubereiten und für alle Kollegen nutzbar zu machen? Eine wichtige Rolle spielen Software und Webanwendungen, die es erleichtern, Wissen zu sammeln und zu organisieren. Sie funktionieren gewissermaßen wie ein selbst angelegtes, interaktives Lexikon, das darüber hinaus etwa Kalender-, Such- und Organisationsfunktionen bietet. Je nach Größe des Unternehmens und dem Umfang der zu verwaltenden Daten kann die Technik dahinter sehr komplex ausfallen, indem beispielsweise ausgefeilte Wissensmanagementlösungen komplette Archive ersetzen. Aber bereits Technikeinsteiger können mit innovativen Technologien ihre Prozesse beschleunigen und die Arbeitsorganisation erheblich verbessern. Softwareplattformen wie Microsoft Office SharePoint 2007 decken die gesamte Bandbreite solcher Szenarien ab und unterstützen einfache Lösungen für die Zusammenarbeit von Mitarbeitern ebenso wie große Dokumentenmanagementlösungen in Konzernen.

Der Chef als Wissensmanager

Allerdings setzt das Nutzen dieser Techniken viel Disziplin und den richtigen Umgang damit voraus. Oder anders: „Die Software ist nichts, der Mensch ist alles“, weiß Dr. Ullrich Kampffmeyer. Der Hamburger Unternehmensberater berät Chefs bei der Einführung softwaregestützter Wissensorganisation und stellt immer wieder fest: „Rein technischer Aktionismus erschlägt jedes sinnvolle Wissensmanagement.“ Die Anwendungen müssen aktiv gepflegt werden, es brauche eine Erfolgskontrolle, „und die Mitarbeiter müssen einen Anreiz bekommen, das Wissenskontor stetig up-to-date zu halten.“
In größeren Unternehmen empfiehlt es sich deshalb, den Gebrauch des Wissensspeichers in die operativen Abläufe strikt einzubinden. So wie bei der E.ON IS. Der Full Service Provider für die europäische Energiewirtschaft hat den papiernen Informationsaustausch nahezu überflüssig gemacht. Offizielle Dokumente werden grundsätzlich in einer „Business-Map“ im Intranet publiziert, zusätzliche Informationen via Mail gibt es in der Regel nicht. Die Mitarbeiter sind verpflichtet, mindestens einmal täglich nach elektronischen Neuigkeiten zu sehen. Sie haben die Möglichkeit, eigene Dokumente, beispielsweise ihr persönliches Porträt zu publizieren. Von den Mitarbeitern kommen regelmäßig Anregungen, welche zusätzlichen Rubriken und Inhalte dargeboten werden sollten.