„Tsunami-Verfahren“ nicht zielführend
Die Kölner Wissenschaftler raten von dem gelegentlich praktizierten „Tsunami-Verfahren“ ab, bei dem die Methode auf einen Schlag im gesamten Unternehmen eingeführt wird. „Der Start mittels Pilotprojekt eignet sich besonders für Unternehmen, die die hohen Anfangskosten scheuen“, sagen Schneider und Aksel. Auf diese Weise können Unternehmen ausloten, ob die erneuerten Prozesse tatsächlich Kosten senken. Was die Teamauswahl angeht, haben die Forscher herausgefunden, dass sich längst nicht jeder Mitarbeiter als interner Unternehmensberater eignet und ein begleitendes Engagement der obersten Führungsebene absolut vonnöten ist. Schließlich würde ein fortlaufendes Coaching der am Projekt beteiligten internen Mitarbeiter den Projekterfolg merklich erhöhen. Es geht also nicht ganz ohne externe Profis, die das interne Projektteam unterstützen.
Experten optimieren die IT
Der Nutzen externer Unternehmensberater lässt sich auch am Beispiel IT-Beschaffung verdeutlichen. Viele Firmen kaufen Software ohne Strategie und handeln sich mit der Zeit einen Softwarezoo mit Versionenwildwuchs ein, bei dem sie den Überblick über die Ausgaben verlieren. Abhilfe schafft ein professionelles Lizenzmanagement mit systematischer Beschaffung, Inventarisierung und Verwaltung. „Wer den Überblick über seine Programme hat, kann auch seine Konditionen gegenüber dem Anbieter optimieren“, erklärt dazu Peter Müller von der Unternehmensberatung Deloitte. Und wer im Softwarechaos arbeitet, verschwendet nicht nur Geld, sondern setzt sich mitunter rechtlichen Risiken aus – Stichwort „Compliance“.
So erging es auch Rolf Bender. Der IT-Vorstand der Häfen und Güterverkehr Köln AG (HGK) zählte irgendwann 15 verschiedene Microsoft Office-Pakete – von Version 97 bis 2003. Eine interne Revision ergab zudem Abweichungen von den geltenden Lizenzbestimmungen. Um die Anwendungen auf einen einheitlichen Stand zu bringen und die Verwaltung der Lizenzen zu vereinfachen, holte sich die HGK Hilfe von einem Unternehmensberater mit zeitgemäßen Auditmethoden. Dadurch ist das IT-Budget deutlich gesunken, weil die HGK unter anderem bessere Preise aushandeln konnte. „Wir sparen beim Einkauf jetzt 30 Prozent jährlich“, sagt Vorstand Bender. Darüber hinaus garantiert der Vertrag den Kölnern nun erstmals auch Schulungen und Services für automatische Updates. Das Unternehmen muss sich künftig also nicht mehr selbst darum kümmern, die Software aktuell zu halten.
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